机の上に更新依頼のメモと制作会社の見積書を並べ、どちらでやるか考えている企業のWEB担当者
社内調整・予算約15分

WEB運用の内製化と外注｜どこまで自社でやるかの判断軸

「これくらい、自分でやったほうが早いのでは」

トップページのお知らせを1行直すだけ。制作会社にメールして、見積もりが返ってくるのを待って、修正されるのは来週。そう考えると、CMSの管理画面を自分で開いたほうが5分で終わる気がしてきます。

その一方で、先月はテンプレートを触ってレイアウトを崩し、復旧に半日かかった。あのときは「やっぱり頼めばよかった」と思った。——「自分でやるべき」と「任せるべき」が、日によって入れ替わる。これは、ひとりでWEBを回している担当者なら、ほとんどの人が抱えている迷いです。

結論：内製化か外注かは、会社まるごとで決める話ではなく、作業ひとつずつに線を引く話です。判断はこの4つで足ります。
①頻度（週に何度も来るか、年に一度か）／②戻しやすさ（失敗しても元に戻せるか）／③専門性（コードやサーバーの知識が要るか）／④自社にしか出せない情報か。
この4つで並べると、多くの作業は自然と「自社でやる」「一緒にやる」「外注する」の3つに分かれます。今日は、直近3か月の更新依頼を紙に書き出して分類するところまでで十分です。

何が起きているのか

まず、言葉を整理させてください。ここでいう内製化とは、これまで外部に頼んでいた作業を自社の中でやるようにすること。外注は、その逆に社外の会社や個人に任せることです。

この話がこじれやすいのは、たいてい「全部か、ゼロか」で議論されるからです。

社内では、こんな言葉が飛び交います。「毎月保守費を払っているのに、何をしてもらってるの」「内製化すればコストが浮くよね」。一方で担当者の側には、「自分が抱え込んだら、休めなくなる」という不安があります。どちらの言い分にも、根拠があります。

けれど実際の現場では、WEB運用は「ひとつの仕事」ではありません。

これらは、必要な知識も、失敗したときの傷の深さも、まったく違います。それを「WEB運用」という一語でまとめて、内製か外注かを決めようとするから、話が噛み合わなくなるのです。

もうひとつ、見落とされやすいことがあります。内製化は「無料」ではないということです。

外注費は請求書という形で目に見えます。でも、自分でやった時間は、どこにも計上されません。だから社内では「浮いた」ように見える。実際には、担当者の残業や、他の仕事の後回しという形で、静かに支払われています。この見えないコストの話は、WEB施策の費用対効果を社内に説明するでも触れているとおりで、数字にしないと社内に伝わりません。

逆に、外注のままにも見えないコストがあります。1行直すのに一週間かかるなら、その一週間、古い情報がサイトに出続けます。臨時休業のお知らせが翌週に出ても意味がありません（臨時休業・緊急のお知らせをすぐ出す備え）。待ち時間は、機会損失という形のコストです。

だから、答えは「どちらか」ではなく、「どこで線を引くか」になります。

手順を小さく分ける

WEB運用の作業を「自社でやる」「一緒にやる」「外注する」の3つに分けて並べた概念図
全部か・ゼロかではなく、作業ごとに3つへ振り分ける。真ん中の「一緒にやる」があると線を引きやすくなります
  1. 直近3か月の「やったこと」を書き出す
  1. 4つの軸で、1件ずつ点をつける
  1. 3つの箱に振り分ける
  1. 数字にして、社内に示す
  1. 決めた線を、文書にして共有する
  1. 自社でやると決めたものは、手順書にする
  1. 半年に一度、線を引き直す

具体例

従業員80名ほどのメーカーで、総務と兼務でWEBを担当している方の例です。

サイトはリニューアルから2年。保守契約は月3万円で、「軽微な修正は月2件まで込み」という内容でした。ところが実際の依頼は、月に8〜10件。超過分は1件5,000円ほどかかり、しかも反映までに平均5営業日。営業部から「展示会の告知、まだ出てないんですけど」と言われるのが、毎月の憂うつだったそうです。

そこで、3か月分の依頼を書き出してみました。全27件の内訳は——

上の3つで24件。9割近くが、CMSの管理画面から触れる範囲でした。

そこで線を引き直しました。テキスト・お知らせ・写真の3種類は自社でやる。フォームとスマホ表示は外注する。プラグイン更新は、バックアップを制作会社に取ってもらったうえで自分が実行する一緒にやる（WordPressの安全な更新手順、バックアップと復元の基本）。

制作会社には、こう伝えたそうです。「保守を減らしたいのではなく、急ぎの差し替えを自分たちでできるようにしたい。そのぶん、直せない部分をしっかり見てほしい」。編集権限の付与と、1時間の操作レクチャーをお願いし、費用は3万円。保守契約はそのまま継続しました。

半年後の状態です。

数字だけ見れば、支出は減っています。ただ、本人が「いちばん変わった」と言ったのは、そこではありませんでした。「営業に、待ってくださいと言わなくてよくなった」こと。社内での立ち位置が、依頼を右から左へ流す人から、その場で直せる人に変わったのだそうです。

一方で、失敗もありました。最初の月に、お知らせの本文をコピーして貼ったとき、書式が崩れて一覧の見た目が乱れたそうです。制作会社に連絡して10分で直りました。戻せる範囲のミスだった、ということです。だからこそ、この作業は自社でやると決めてよかった、と話していました。

影響

線を引き直すと、いくつか変わることがあります。良いことばかりではないので、正直に並べます。

良くなりやすいこと

気をつけたいこと

そして、これはお伝えしておきたいことですが、内製化しないという判断も、まったく正しい選択です。人員が足りない、繁忙期が読めない、他業務の責任が重い。そういう状況で無理に抱えるより、任せて自分は企画と社内調整に集中するほうが、会社にとって価値が大きいことは普通にあります。「自分でやれないこと」は、能力の問題ではありません。 配分の問題です。

明日やること

今日は、1番だけで十分です。

  1. 直近3か月の更新依頼を、思い出せるだけ紙に書き出す（20分）。メールの送信済みフォルダを遡るのがいちばん早いです。件数を数えるだけでも、景色が変わります。
  2. 書き出した依頼に、「自社でやる／一緒にやる／外注する」の3つで印をつける（10分）。迷ったものは全部「一緒にやる」で構いません。
  3. 自社でやると印をつけた作業のうち、いちばん件数が多い1種類を選ぶ。まずはそれだけ、自分で触れるようになることを目標にします。全部を一度に引き取らないでください。
  4. 制作会社に、その1種類の操作を教えてもらえないか聞いてみる（メール1通）。「保守を減らしたい」ではなく「急ぎのときに自分で直せるようにしたい」と伝えると、話が進みやすいです。
  5. 自分の時給を計算しておく（5分）。年収 × 1.3 ÷ 年間労働時間。この数字ひとつで、社内の会話が「なんとなく」から「いくら」に変わります。

チェックリスト

最低ラインは、この3つです。ここまでできていれば、今日は十分です。

残りは「余裕があれば」の任意項目です。当てはまらなければ、空欄のままで問題ありません。

3つに分けて貼った付箋のボードの前で、すこし肩の力を抜いてほほえんでいる企業のWEB担当者

内製化という言葉には、どこか「できる担当者になる」という響きがあります。だから、外注のままにしていると、自分が遅れているように感じてしまう日があるかもしれません。

でも、実際にこの線を引く作業をしてみると分かるのは、これはスキルの試験ではなく、配分の設計だということです。速さが要るものは手元に置く。戻せないものは専門家に預ける。どちらでもいいものは、当面ふたりで持つ。それだけの話です。

そして、線はいつでも引き直せます。今年は外注に戻してもいい。来年また引き取ってもいい。動かせるものを、動かせないものだと思い込まなくて大丈夫です。

3か月分の依頼を数えてみようと思った時点で、もう感覚ではなく事実で判断しようとしています。それは、社内で誰も見ていないところで、いちばん大事な仕事をしているということです。

保守契約の範囲やCMSの権限設定、費用の考え方は会社ごと・契約ごとに異なります。実際に線を引く前に、契約書と制作会社への確認をおすすめします。金額の例はあくまで計算の一例です。

よければ、こちらも

社内に数字で説明したいときは、WEB施策の費用対効果の伝え方と来年のWEB予算の立て方が近いテーマです。任せる側の準備としては、保守契約の確認ポイントと制作費・見積書の見方、依頼の伝え方は依頼書・要件メモの残し方と修正依頼の書き方をどうぞ。自社で引き取ったあとの体制づくりは、サイト運用マニュアルの作り方と引き継ぎ資料の整え方へ。抱え込みそうなときは一人WEB担当の優先順位づけも読んでみてください。「うちの場合、どこで線を引けば？」と迷ったら、お問い合わせからいつでも声をかけてくださいね。

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