オフィスの机で、自社サイトの更新手順をノートに書き出しながらパソコンに向かう一人のWEB担当者

社内調整・予算作成2026-07-21 01:38約8分

サイト運用マニュアルの作り方｜「自分しか分からない」を減らす1冊

「このサイト、私が休んだら誰が更新するんだろう」。ふとそう思ったこと、ありませんか。お知らせの差し替えも、WordPressのログインも、GA4の見方も、いつの間にか全部あなたの頭の中。便利に回っている一方で、「自分がいないと止まる」状態は、じわじわ肩に効いてきますよね。引き継ぎや異動の話が出るたびに、少し胸がざわつく。

でも、大丈夫です。それはあなたが仕事を抱え込みすぎたからではありません。一人で回すほど、手順が自然と頭の中だけに溜まっていく——ただそれだけのことです。だから、頭の中にあるものを1本ずつ外に出していけば、属人化はゆっくりほどけます。今日は、分厚い完成品ではなく「明日から使える最初の1枚」から始めるサイト運用マニュアルの作り方を、一緒に整理します。

結論：やることは3つです。①よくやる作業を10個ほど書き出す（差し替え・公開・バックアップなど）→ ②その中の1つを、初めての人でもたどれる手順に起こす → ③置き場所と更新ルールを決めて少しずつ増やす。完璧な1冊を一気に作らなくていい。「1作業=1枚」を積み重ねるだけで、サイトは“あなた以外でも触れる”状態に近づきます。

何が起きているのか

サイト運用が属人化するのは、能力の問題ではなく記録のタイミングがないからです。日々の更新は「覚えているうちにやってしまう」のが一番速い。だから手順を書き残す暇がないまま、経験だけが自分の中に積み上がっていきます。

ログインURL・アカウント・手順が頭の中や個人のメモにしかなく、外から見えない
「たまにしかやらない作業」（年1回の証明書更新など）は、次にやるとき自分でも思い出せない
引き継ぎの直前になって慌ててまとめようとするが、量が多すぎて手がつかない

一人で担当していると、この状態でも普段は困りません。困るのは、休むとき・辞めるとき・急に別の人へ振るとき——つまり一番余裕がないタイミングです。逆に言えば、平常時に少しずつ手順を外へ出しておけば、その“いざ”のときの負担を、いまの自分から未来の自分（や後任）へ小分けにして渡しておけます。

手順を小さく分ける

サイト運用マニュアルを「作業を書き出す」「1つを手順にする」「置き場所を決める」の順番で示した流れ図 — マニュアルは「洗い出し→1作業を手順化→置き場所を決めて増やす」の順で、小さく始める

よくやる作業を書き出す

まずは手順を書かず、作業名だけを10個ほど並べます。例：お知らせの差し替え／ブログ記事の公開／画像の差し替え／WordPressの更新／バックアップ／SSL証明書の更新／GA4で月次の数字を見る、など。
「毎月やる」「年1回だけ」を横に添えておくと、忘れやすい作業ほど先に書く判断がしやすくなります。全部を今日やろうとしなくて大丈夫です。

その中の1つを手順にする

一番よくやる作業を1つ選び、初めての人がその通りにやれば完了できる粒度で書きます。「ログインする」ではなく「このURLを開く→この名前でログイン→左メニューの◯を押す」まで分解します。
迷いやすいところ（例：公開日の入れ方、画像の保存先）には一言メモを添える。スクリーンショットを1〜2枚貼れると、文章より伝わります。ここでアカウントやログイン情報そのものは本文に書かず、後述の安全な場所を指し示すだけにします。

置き場所を決めて、少しずつ増やす

1枚できたら、社内で誰もがたどり着ける場所（共有ドライブ、社内Wiki、Notionなど続けやすいもの）に置きます。個人PCのデスクトップは避けます。
あとは作業をするたびに「ついでに1枚」。次に同じ作業をする人（未来の自分を含む）が読めれば十分です。完成を目指さず、更新し続ける前提で持ちます。

「1作業=1枚」に何を書くか

1枚のフォーマットを決めておくと、書くハードルがぐっと下がります。毎回同じ型で埋めるだけにしましょう。

作業名：何をする作業か（例：トップページのお知らせを差し替える）
頻度・きっかけ：毎月／依頼が来たら／年1回など
使うもの：どのツール・どの画面を使うか（ログイン情報は“ここに保管”と場所だけ示す）
手順：番号付きで、初めての人がたどれる粒度に
終わったら確認すること：公開ページを実際に開いて表示を見る、など
注意点：過去にミスしやすかったところを一言

情報のうち、ログインID・パスワードなどの秘匿情報はマニュアル本文に直接書かないのが安全です。パスワード管理ツールや、限られた人だけが見られる台帳にまとめ、マニュアルからは「◯◯に保管」と場所を指すに留めます。アカウントの棚卸しはサイトの引き継ぎ・アカウント確認リストも合わせて使うと整理しやすいです。

続けるコツと、影響

マニュアルは「作る」より「腐らせない」ほうが難しい、とよく言われます。とはいえ気負わなくて大丈夫。画面や仕様が変わったら、そのとき触れた1枚だけ直す——このルールだけ決めておけば十分です。全部を定期点検しようとすると続きません。

手順が外に出ていると、いいことが静かに増えます。急に休んでも、隣の人が最低限の更新を回せる。引き継ぎのとき、ゼロから説明せずに「まずこれを読んで」と渡せる。そして何より、「自分がいないと止まる」という無言のプレッシャーが軽くなります。属人化を解くのは、あなたを不要にするためではありません。あなたが安心して休んだり、より大事な仕事に時間を回したりするためです。

日々の更新まわりを型にする話はお知らせ更新をひとりで滞らせない運用ルールや更新依頼の受付ルールも、そのままマニュアルの1枚になります。公開前の確認は公開前チェックリストをひな型にできます。