オフィスの机で、制作会社とのやりとりを思い返しながら過去のメールを見返し、少し困った表情で考え込んでいる企業のWEB担当者
制作会社・外注管理約11分

「言った言わない」を防ぐ｜外注の依頼書・要件メモの残し方

「あれ、この修正、前にお願いしましたよね？」——電話の向こうで、制作会社の担当者が少し戸惑った声で「そのお話は伺っていないのですが」と返してくる。慌ててメールをさかのぼっても、口頭で伝えたつもりだった内容は、どこにも文字で残っていない。結局、追加費用を払うか、こちらが折れるかで、後味の悪いまま話が終わる。そんな経験、ありませんか。

その気まずさは、あなたの伝え方が下手だったからではありません。「言った言わない」は、伝えた内容が"あとから確認できる形"で残っていないときに、誰の間でも起きるすれ違いです。しかも、悪気があって起きるわけではありません。人の記憶は薄れるし、口頭やチャットの一言は流れていくものだからです。今日は、相手を責めずに、お互いを守るための「依頼書・要件メモ」の残し方を、一緒に整理していきましょう。難しいフォーマットはいりません。

結論：やることは3つだけです。①依頼は必ず「文字」で送る（口頭・電話で決めたら、その日のうちに要点をメールで送り返す）→ ②決まったことを1か所にまとめる（要件メモを1本の文書・スレッドに集約する）→ ③「これで進めます」の一言で相手に確認をもらう（合意の記録を残す）。
全部を完璧な書類にしなくて大丈夫。まずは「口頭で決めたことを、その日にメールで一通送り返す」ところから始めましょう。

何が起きているのか

「言った言わない」が起きるのは、どちらかが不誠実だからではありません。やりとりの経路がバラバラで、決まったことが1か所に残っていないことが、いちばんの原因です。

思い返してみると、制作会社とのやりとりは、いろいろな場所に散らばっていがちです。最初の打ち合わせは口頭、細かい修正は電話、急ぎの連絡はチャット、正式なものだけメール——こうなると、「いつ・何を・どう決めたか」が一本の線でたどれなくなります。人の記憶はあいまいなので、あとになって「聞いた」「言っていない」がすれ違うのは、むしろ自然なことなのです。

ここで大事なのは、依頼書や要件メモは「相手を疑う道具」ではなく「お互いの記憶を助ける道具」だという考え方です。文字で残しておけば、こちらも「あれ、どう頼んだっけ」と迷わずに済みますし、制作会社も「言われた通りにやったのに」と悩まずに済みます。記録は、相手を追い詰めるためではなく、二人ともが安心して仕事を進めるためにあります。

逆に言えば、口約束が積み重なるほど、あとで揉めたときにお互いが苦しくなります。とくに、担当者が代わったときや、月をまたいだ修正のときに効いてきます。最初に少し手間をかけて「文字で残す習慣」を作っておくことが、結局いちばんお互いを守ります。依頼のたたき台の作り方は制作会社への見積もり依頼で迷わないでも整理しているので、あわせて読むと最初の一歩が軽くなります。

手順を小さく分ける

依頼を記録に残す3つのステップを「文字で送る・1か所にまとめる・合意をもらう」の順に並べた概念図
この3つを回すだけで、口約束が「あとから確認できる記録」に変わる

一度に立派な管理表を作ろうとせず、次の3ステップを、いつものやりとりに少しずつ足していきます。特別なツールはいりません。メールとメモ帳があれば始められます。

  1. 口頭・電話で決めたら、その日のうちに要点をメールで送り返す：打ち合わせや電話で何かを決めたら、忘れないうちに「本日決まったこと」を箇条書きにして一通送ります。「先ほどのお電話、ありがとうございました。決まった点を念のため整理しました」と添えるだけで、角も立ちません。送り返した瞬間、口約束が"あとから確認できる記録"に変わります。
  2. 決まったことを1か所にまとめる（要件メモ）：修正内容・仕様・数量・期限などを、1本の文書かメールスレッドに集約します。あちこちに散らさず、「この件はこのスレッド／この1ファイル」と決めておくのがコツです。更新するたびに日付を添えると、いつの時点の合意かが分かります。
  3. 「これで進めます」で相手に確認をもらう：まとめた内容の最後に「この内容で進めていただいて問題ないでしょうか」と一言添えます。相手から「はい、承知しました」が返ってきたら、それが合意の記録です。ここまでで、双方が同じものを見て「これでいく」と言えた状態になります。

まずは「1」だけでも十分な前進です。電話のあとに一通送り返す。その習慣がつくだけで、「言った言わない」はぐっと減ります。残りは、慣れてきたら足していけば大丈夫です。

具体例

たとえば、トップページの写真差し替えと、営業時間の変更を電話で頼んだとします。電話のあと、その日のうちにこんな一通を送っておくだけで十分です。

件名：本日お電話の修正内容の確認（◯◯株式会社）

△△様
先ほどはお電話ありがとうございました。決まった内容を念のため整理しました。認識に違いがあればご指摘ください。

- 修正1：トップページのメイン写真を、添付の新しい画像に差し替え。
- 修正2：会社概要ページの営業時間を「9:00〜18:00」から「9:00〜17:00」に変更。
- 希望納期：7月10日（金）まで。
- 費用：今回の保守内の対応範囲でお願いできればと思いますが、追加になる場合は事前にお知らせください。

この内容で進めていただいて問題ないでしょうか。よろしくお願いいたします。

これだけで、「何を・どこまで・いつまでに・費用はどうか」が文字で残ります。制作会社から「承知しました。この範囲であれば保守内で対応します」と返信が来れば、費用の認識までそろいます。難しい書類ではなく、"電話の内容を書き起こして送り返すだけ"。それだけで、後の気まずさの多くは防げます。

どこまで文字に残すと安心か（迷いやすい項目）

「全部書くのは大変そう」と感じるかもしれません。でも、揉めやすいのは決まった項目だけです。次の観点を押さえておけば十分です。

残しておきたい項目揉めやすいポイント一言添えると安心なこと
修正・作業の中身「どこまで」がずれやすい対象ページ・箇所を具体的に書く
数量・回数「1回のつもりが複数回」「◯ページ分」「◯箇所」と数で書く
納期「急ぎ」の温度差日付で書く（◯月◯日まで）
費用の扱い追加費用の有無「保守内か／追加見積もりか」を確認する
誰の担当か文章・画像の用意「素材はこちらで用意」等を明記する

とくに「費用の扱い」は、口頭だと流れやすく、あとで「これは追加です」と言われて驚きがちな部分です。「追加になりそうなら着手前に教えてください」と一文入れておくだけで、お互い安心して進められます。保守契約に何が含まれるかはサイトの保守契約の確認ポイントも参考になります。

あなたへの影響

明日やること

  1. 次に制作会社と電話やチャットで何かを決めたら、その日のうちに要点をメールで送り返す。
  2. その修正案件について、「この件はこのスレッド」と決めて、やりとりを1か所に集める。
  3. まとめの最後に「この内容で進めて問題ないでしょうか」と一言添えて、相手の返信をもらう。
  4. 費用が関わりそうなときは、「追加になる場合は着手前にお知らせください」を必ず入れる。

チェックリスト

全部を一度にやる必要はありません。まずは「口頭で決めたら文字で送り返す」の1つだけで、すれ違いは大きく減ります。残りは慣れてきたら足していけば大丈夫です。

これだけは（最低ライン）

できれば（すれ違いが減る順）

やりとりを整えるときだけ

散らばっていたメール・電話・チャットのやりとりを、1つのまとまった記録に集約している様子を示した概念図
あちこちに散らばったやりとりを「この件はここ」と1か所に集めるだけで、たどれる記録になる

よくある不安に、先に答えておきます

締めに

依頼書や要件メモは、相手を疑うための証拠集めではありません。 「決めたことを、その日に文字で送り返す」。まずはそれだけで、お互いが同じものを見て進められるようになります。

電話のあとに一通送っておこう——そう思えたなら、あなたはもう、外注管理のいちばん大事な習慣を身につけ始めています。記録に残す小さな手間は、いつか自分と相手の両方を、きっと助けてくれます。

やりとりを整理し終えて、制作会社と穏やかに電話で話しながら前向きな表情を見せる企業のWEB担当者

よければ、こちらも

依頼の最初のたたき台づくりは制作会社への見積もり依頼で迷わない、契約に含まれる範囲の確認はサイトの保守契約の確認ポイント、担当交代に備えた引き継ぎは納品時に受け取るべきデータ・アカウント一覧もあわせて読むと、外注とのやりとり全体が整理しやすくなります。「これで合っているかな」と迷ったら、お問い合わせからいつでも声をかけてくださいね。一緒に整理していきましょう。

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