RFP（提案依頼書）とは？制作会社に条件を伝えて提案を募る書類をやさしく解説
制作会社に依頼したいのに、何をどう伝えればいいか手が止まったとき
サイトの制作やリニューアルを外注したい。でも、いざ問い合わせようとすると、何をどう伝えればいいのか分からず手が止まる。会社ごとにバラバラの内容を伝えてしまい、見積もりを比べられない——。 そんなときに役立つのが、RFPです。
RFPとは？ひとことで言うと
RFP（提案依頼書）とは、制作会社に「やりたいこと・条件・予算感などをまとめて伝え、それに対する提案と見積もりを出してもらうための依頼書」のことです。 ざっくり言うと、発注側がつくる「お願いの設計図」です。何を・なぜ・いつまでに・どれくらいの予算で実現したいかを1枚にまとめ、複数の制作会社に同じ内容を渡します。 立派な書類でなくて大丈夫で、条件を整理した依頼メモ、くらいの気持ちで十分役に立ちます。
現場ではどこで使う？
ひとりで運用していると、こんな場面で使います。
- サイトの制作やリニューアルを外注したいとき
- 複数の制作会社に見積もりをお願いし、比べたいとき
- やりたいことが頭の中にあるが、うまく言葉にできないとき
- 機能追加やシステム導入を相談したいとき
「何かを外注する」場面で、最初に手元を整えるための土台になります。
なぜ大事なのか
伝える条件をそろえておくと、各社の提案や見積もりを、同じ土俵で比べられるからです。 口頭やバラバラのメールで依頼すると、会社ごとに前提が違ってしまい、金額の差が「内容の差」なのか「前提の違い」なのか分からなくなります。RFPで条件をそろえておけば、「同じお願いに対して、各社がどう応えるか」を公平に見比べられます。発注後の「言った・聞いていない」のすれ違いも減らせます。
具体例で見る
たとえば「サイトをリニューアルしたい」とだけ伝えると、ある会社はデザインだけ、別の会社は中身の入れ替えまで含めて見積もる、ということが起きます。 金額が大きく違っても、何が含まれているかが違うので比べようがありません。RFPに「ページ数・必要な機能・公開したい時期・予算の目安」を書いておけば、各社が同じ前提で見積もるので、純粋に「どこに頼むか」を判断できます。
つまり現場では？
RFPをつくるということは、「自社がやりたいことを整理し、相手が提案しやすい形で渡す」作業です。 完璧な書類を目指す必要はありません。むしろ「ここは相談したい」と正直に書いておくほうが、制作会社からよい提案を引き出せることもあります。決まっていない部分は、決まっていないと書いて大丈夫です。
知らないとどう困る？
RFPなしで依頼すると、各社の見積もりが比べられず、金額の妥当さを判断できないまま発注することになりがちです。 また、伝え忘れた条件が後から発覚し、「それは別料金です」と追加費用が発生することもあります。前提をそろえないまま進めると、発注後のすれ違いや予算オーバーの火種を抱えることになります。
よくある勘違い
- RFPは大企業だけのもの、ではありません。1枚の依頼メモでも、条件がそろっていれば十分役目を果たします。
- すべてを決め切ってから書くもの、でもありません。相談したい部分は、相談したいと書いてかまいません。
- 安く頼むための書類でもありません。目的は「条件をそろえて、適切な提案と判断を引き出す」ことです。
明日やるならこれ
依頼したいことを思い浮かべて、「目的・やりたいこと・公開したい時期・予算の目安・今困っていること」の5つを、箇条書きで書き出してみましょう。 これだけでも、立派なRFPの土台になります。あとは制作会社に渡せる形に整えれば、同じ条件で複数社に相談できる状態に近づきます。
ひとことで言うと
RFP（提案依頼書）とは、制作会社に条件を伝えて、提案と見積もりを募るための依頼書のことです。
