制作会社との定例の進め方｜報告会で終わらせない議事録の残し方

月に一度の、制作会社とのオンライン定例。 先方の担当者が今月の作業内容を読み上げてくれて、25分が過ぎたころに「ほかに何かありますか？」。とっさに「いえ、特にないです」と答えて、会議はおしまい。 そして翌週、「そういえば、あの採用ページの件、どうなったんだっけ」と、メールをさかのぼることになる——そんな経験、ありませんか。

聞きたいことがなかったわけではないんです。その場で思い出せなかった、あるいは「こんなこと聞いていいのかな」と飲み込んでしまった。定例が報告会で終わってしまうのは、担当者の力不足ではなく、進め方の型がないまま始まっていることが多いからです。今日は、一人でも回せる定例の進め方と、あとで困らない議事録の残し方を一緒に確認していきましょう。

結論：定例を変えるのは、次の3つだけです。
1. 前日までに、こちらからも議題を送る（「相談したいこと」を先に出しておく）
2. 会議中は「決定」「宿題」「保留」の3つだけメモする（宿題には「誰が・いつまでに」を必ず付ける）
3. 終わったら当日中に議事録を送り、先方に確認してもらう

全部を一度に整えなくて大丈夫です。まずは次回、3つ目の「当日中に送る」だけ試してみてください。

何が起きているのか：定例が「報告会」になる3つの理由

制作会社との定例が、なんとなく聞いて終わる時間になりやすいのには、よくある理由があります。

• 議題が先方の報告だけになっている：制作会社は作業の進捗を報告する準備をしてきます。一方で、こちらの「相談したいこと」は事前に伝わっていないので、会議の時間は報告で埋まってしまいます。
• 決まったことと、決まっていないことが混ざっている：「その方向でいいと思います」「一度社内で確認します」といったやり取りが、どれも同じ重さで流れていきます。何が決まって、何が持ち帰りなのか、会議のあとで曖昧になりがちです。
• 議事録がない、または長すぎて読まれない：記録が残らないと「言った言わない」の種になります。かといって、発言をすべて書き起こした長い議事録は、あとで誰も読み返しません。

どれも、誰かが悪いわけではありません。制作会社の側も、「お客さんが何を聞きたいか」が分からないまま報告を用意していることが多いんです。こちらが少しだけ型を用意すると、先方も動きやすくなる——定例は、そういう性質の場です。

手順を小さく分ける：前日・会議中・終わったあと

定例の前後を、3つの場面に分けて考えます。1回あたりの追加の手間は、合わせて15分ほどが目安です。

前日まで：議題を1通のメールで送る（5分）

前日までに、こちらからの議題を短く送っておきます。長い文章はいりません。

件名：【◯月定例】議題のご相談（◯月◯日）

◯◯様
明日の定例で、以下も相談させてください。
1. 採用ページの更新スケジュール（10月中に公開できるか）
2. お問い合わせフォームの項目変更の見積もり
3. 前回の宿題：トップのバナー差し替え → 状況のご確認

資料の準備が必要なものがあれば、当日でなくても大丈夫です。

ポイントは、「決めたいこと」と「確認したいこと」を分けて書くことです。先方も「この件は決める前提で準備しよう」と構えられるので、会議が報告だけで終わりにくくなります。前回の宿題を並べておくと、宿題の確認漏れも防げます。

会議中：「決定」「宿題」「保留」の3つだけメモする

会議中は、発言を全部書こうとしなくて大丈夫です。話を聞きながら、出てきたことを次の3つの枠に振り分けるだけにします。

いちばん大事なのは「宿題」の書き方です。「確認します」だけで終わった話は、たいてい誰も確認しません。会議の最後の5分で、宿題を声に出して読み上げるのがおすすめです。「では、見積もりは◯◯さんが3日までに、社内の予算確認は私が5日までに、で合っていますか？」。この一言があるだけで、宿題の抜けや勘違いがその場で見つかります。

オンライン会議ツールの録画や、自動の文字起こし・要約機能を使うのも一つの手です。ただ、録画する場合は冒頭で先方にひとこと断りを入れるのがマナーです。また、自動の要約は「決定」と「保留」を取り違えることもあるので、そのまま送らず、3つの枠は自分の目で確かめてから使うと安心です。

終わったあと：当日中に議事録を送る（10分）

会議が終わったら、記憶が新しいうちに議事録を送ります。目安は当日中、遅くとも翌営業日の午前中です。形式は、会議中の3つの枠をそのまま整えるだけで十分です。

件名：【議事録】◯月定例（◯月◯日）

◯◯様
本日はありがとうございました。内容をまとめました。
認識違いがあれば、◯日までにお知らせください。

■決定
・採用ページは10月20日公開で進める

■宿題
・フォーム項目変更の見積もり（制作会社様／10月3日まで）
・フォーム変更の社内予算確認（当社◯◯／10月5日まで）

■保留
・トップページのリニューアル（11月の定例で再検討）

■次回
・11月◯日（◯）14:00〜 オンライン

最後の「認識違いがあれば◯日までにお知らせください」が、ささやかですが効きます。先方が一度目を通したうえで異論がなければ、それが双方の共通認識になります。送った議事録は、制作会社ごとのフォルダなど、あとで探しやすい場所に日付順で保存しておきましょう。

具体例：同じ30分が、こう変わる

ある会社のWEB担当・Aさんの例です（説明用の例です）。

これまで：定例は先方の報告で25分。最後に「特にないです」。議事録はなし。翌月、「採用ページの公開はいつでしたっけ」「こちらの確認待ちだと思っていました」と、お互いに相手のボールだと思っていたことが分かりました。

変えてから：前日に3行の議題メールを送り、会議の最後の5分で宿題を読み上げ、その日の夕方に議事録を送るようにしました。変えたのはそれだけです。

• 報告は15分ほどに収まり、残りの時間で「採用ページの公開日」を決められた
• 宿題の持ち主がはっきりしたので、翌月の定例は「前回の宿題の確認」から始められた
• 上司に「制作会社とはどうなってる？」と聞かれたとき、議事録を転送するだけで済んだ

制作会社の担当者からも「議題を先にいただけると、資料を準備しやすいです」と言ってもらえたそうです。型を用意するのは、相手を管理するためではなく、お互いの手間を減らすため。そう伝わると、関係もむしろ良くなることが多いです。

あなたへの影響

• 定例のあとに「あの件どうなった？」とメールをさかのぼる時間が減る。
• 宿題の持ち主がはっきりするので、「お互いに相手待ち」で止まる案件が減る。
• 議事録が残っていれば、担当の交代や制作会社の乗り換えのときにも、経緯を説明しやすくなる。
• 上司への報告が「議事録の転送＋ひとこと」で済むようになる。

明日やること

1. 次の定例の日付を確認し、その前日に議題メールを送る予定をカレンダーに入れる。
2. 手元のメモ帳やメモアプリに「決定／宿題／保留」の3つの見出しを作っておく。
3. 次の定例が終わったら、当日中に議事録を1通送る。まずはこれだけで十分です。

チェックリスト

最初の1つができれば合格です。残りは、定例を重ねながら少しずつで大丈夫です。

まずはこれだけ（必須）

• 定例のあと、「決定」「宿題」「保留」を書いた議事録を当日中（遅くとも翌営業日）に送った

できれば（推奨）

• 前日までに、こちらからの議題（決めたいこと・確認したいこと）を送った
• 宿題に「誰が・いつまでに」を付けた
• 会議の最後に、宿題を声に出して読み上げて確認した
• 議事録に「認識違いがあれば◯日までに」と一文を添えた

慣れてきたら／時間があれば（任意・なければスキップ可）

• 保留の項目に「次にいつ話すか」を付けた
• 議事録を制作会社ごとのフォルダに日付順で保存した
• 録画・自動要約を使う場合、先方に断りを入れ、内容を自分で確認してから使った
• 定例の頻度（週1・隔週・月1）が、今の案件の量に合っているか見直した

定例は、上手に仕切れる人だけのものではありません。 前日に3行の議題を送る。会議のあとに、決まったことを1通にまとめる。それだけで、30分の意味は十分に変わります。

「特にないです」と答えていた時間が、次の一歩を決める時間になる。次の定例、ひとつだけ試してみましょう。

※本記事は一般的な実務の考え方をまとめたものです。定例の頻度や議事録の形式、録画の扱いなどは、制作会社との契約内容や社内のルールによって異なります。実際の運用は、関係者と相談のうえで決めてください。

よければ、こちらも

• 「言った言わない」を防ぐ｜外注の依頼書・要件メモの残し方
• 制作会社への修正依頼｜一度で伝わるフィードバックの書き方
• サイトの保守契約、何が含まれてる？中身を確認するチェックポイント
• デザインカンプ・ワイヤーフレームの確認｜担当者が見る7つの点
• 一人WEB担当が抱え込まないための、仕事の優先順位のつけ方

制作会社選びの段階から整えたいときは見積もり依頼で迷わない伝え方とRFPの作り方も参考にしてください。うちの場合はどうすれば、というご相談はお問い合わせから気軽に声をかけてくださいね。一緒に考えていきましょう。

関連用語

• RFP
• CMS