問い合わせの社内共有と通知の仕組みチェックリスト

• フォームの通知先が、自分以外にも少なくとも1人に届くようになっている
• よく来る問い合わせの種類ごとに、一次担当を決めた
• 誰が受け持っているか・終わったかを、ほかの人も確認できる

残りは「余裕があれば」の任意項目です。当てはまらなければ、空欄のままで問題ありません。

• フォームに「お問い合わせの種類」を選ぶ項目を入れた
• 通知メールの件名に種類が入り、ひと目で分かるようにした
• チャットに通知を流す場合、個人情報が見えてよい範囲のメンバーにしぼった
• 週に一度、「未対応」「対応中」を見返す時間を決めた
• 担当者の異動や退職のとき、通知先とメンバーを見直すことにした

問い合わせの見落としが起きると、つい「自分がもっと気をつけていれば」と思ってしまいます。でも、ひとりで全部を見張り続けるのは、そもそも無理のあるやり方です。通知先を一人増やす。受け持つ人を決める。状態を見えるようにする。その小さな仕組みが、あなたの代わりに問い合わせを見守ってくれます。今日、通知先の設定を一度開いてみるだけでも、もう十分な一歩です。